冉宇培训
 您所在的位置:首页 >> 知识库 >> 劳动关系
怎样做好离职交接?
 作者:冉宇培训
 来源:冉宇培训

一个企业的HR问我:我们企业人员流动频繁,员工离职后,经常会出现工作交接不到位,造成工作断档或遗漏失误的情况,问我怎么办?


这种问题是一个普遍的现象,员工离职后不断打电话了解情况的比比皆是,好一点的,已离职人员和单位关系不错,告诉你,关系差一点的,工资已结算,哼哈两句挂掉电话,企业自己头痛。为什么产生这种情况?说开来还是公司的基础工作不扎实,不知道如何做工作交接。


大部分企业的员工离职交接,都是离职员工拿一张《工作离职交接表》,和接手人员办工作交接,然后到各部门去签字,签字手续完成可以离职,谨慎一点的企业,会等一个月后结算工作,期间有问题再电话联系解决,很多企业都是这样做的。


但是这种交接方法是有问题的,我们知道,员工一旦确定离职,往往心已经开始浮躁,很多员工已静不下心来,总想着快速交接离职。而对于接手人员往往是一些新员工,这些新员工对这个岗位工作是不清楚的,只能是别人交什么,自己接什么。到底是否有该交的没有交?自己并不清楚,而且有许多工作是阶段性的,工作交接后在短期内可能不用作业,等一段时间后,要作业了才发现有问题,而再和原工作人员联系,其或者不再理睬,或者已说不清了。有的HR会说,工作交接时其主管在干什么,为什么不认真审核?实际上我们想一下,也明白,一是主管是否什么事都知道(很多情况下主管只是知道大的方面的工作,而一些具体的工作并不清楚)?二是主管审核时是否这么多事都能想的起来?因此上把这些责任推到主管身上是不适宜的,也是不负责任的。


好的管理一定是傻瓜式的,越简单、越直接明了最好,而不是靠某些人的努力。我让这个HR根据公司的岗位设置,针对每个岗位的职能和工作特点编写一份《岗位工作交接指导表》,明确每个岗位工作离职要交接的内容、交接的方法、交接人。如采购人员离职,交接双方要共同和每一个供应商进行对帐,三方书面确认,防止出现采购产品与货款不清的问题发生;对每一份未履约完成的采购订单除三方确认采购产品等事项外,还要书面明确订单中执行的问题,期间处理约定等事项,……针对采购人员的每项工作进行风险分析,明确交接方式,并由采购主管、财务、库房等各相关岗位进行评估确认,形成规则。一旦采购人员提出离职,HR就可以让采购人员按《采购岗位工作交接指导表》进行逐项的交接工作准备,准备完成再开始办理交接,按指导表约定逐项进行交接确认,这样下来一般不会再出现类似工作交接遗漏的问题,可以降低交接风险。而且这样对要离职的人员也很明确,知道自己如何才能快速离职,不会再产生慌乱,也不会再一点点的挤牙膏。


另外我告诉HR,如何你想最快、最清晰的办好工作交接,还有一项工作要做,就是做各岗位的工作管理。我让她把员工电脑的电子文件存放进行规范化,每个人都只设立四个文件夹,第一文件夹是“管理文件”文件夹,存放和岗位相关的管理制度、标准、规范、记录表单、标准模板(如合同模板)等公司正式执行的文件;第二文件夹是“工作档案”文件夹,存放所有在工作中成型、提交的工作报告、报表各种有存档备查和再利用价值的文档;第三文件夹是“日常工作”文件夹,存放在日常工作中各部门相互传递的文档资料、自己在工作中随时产生的工作文档。一般工作中产生的文档都放在此文件夹,而一旦某项工作文档正式完成或提交后,则转存到“工作档案”文件夹;第四文件夹是“参考素材”文件夹,放置下载的各种参考资料等;如果公司允许,也可以设一个第五文件夹,放置个人的一些私密文档。


这样每个员工的大文档结构都是一样的,一旦离职,我们只需要去关注第一、第二文件夹即可,而不用再一个个的在日常工作文件夹中去寻找。而对于员工只要定期对第一、第二文件夹进行规范整理,文档检查,就可以保证有价值的文档,能很容易找到,而不会自己都找不到了,如果做的再细一点,能形成细化的文档目录检索,基本每个人都可以成为一个比较合格的档案管理员了。


我以前在曾在一家港资企业做总经理助理,有一项工作,是管理公司重大投资项目的所有合同,有几十份,项目各种协议很多,而且合同金额都很高,少则也要几百万,合同执行与付款都是分批的,而且合同执行中总会有这样哪样的问题,但是我离开公司时,这项工作交接,我用了不到十分钟。原来,我在工作中,为了保证每项合同的执行清晰,我为每一份合同都建立了一份执行档案,对合同执行中的每一个环节进行登记,哪一天签的合同,什么时间付过款?付给谁了?发票是否给了?在执行中出过什么问题?当时是如何处理的?还有什么遗留问题?还有多少金额没有支付?等等,每一项都记的清清楚楚,谁来了一看都明白,下面的合同续接根本不会出现说不清的问题,财务等几个相关者同时一核对完事。


工作交接做的好不好,不是离职手续的问题,而是日常管理基本功是否扎实的问题,如果我不对合同做日常记录,我想我交接时,接手人是不可能全搞明白的,如果想搞明白,恐怕没有半个月的核对,都完不了。


上海冉火投资管理有限公司 版权所有 Copyright 2014-2020 沪ICP备19007287号-1  
联系电话: 400-888-6219    手机号码:18916071517  17317317076
地址:上海市静安区恒丰路1号创智联合大厦20楼B室 技术支持: GYFF  Powered by SiteServer CMS